Инструкция пользователя Кассовые операции в 1С:ERP 2.0

1.  Общие настройки для работы с безналичными ДС

Для осуществления первоначальной настройки необходимо перейти в раздел «Администрирование», а дальше на панели навигации и выбрать меню «Организации и денежные средства»

В данном разделе панели администрирования можно настроить порядок работы с организациями, валютного учета и учета денежных

средств.

Валюты

В программе можно вести многовалютный учет. Для ведения многовалютного учета должен быть установлен флаг Несколько валют. Для указания валют, которые будут дополнительно использоваться, необходимо перейти в справочник Валюты и добавить их.

После нажатия кнопки Валюты откроется соответствующий справочник. Для добавления дополнительной валюты необходимо воспользоваться Подбором из классификатора.

Например, необходимо добавить Белорусский рубль. Производим поиск данной валюты в классификаторе, и, двойным щелчком мыши он переносится в справочник Валюты.

Валютный курс по умолчанию устанавливается со значением «1». Для актуализации курса можно изменить его вручную, или же воспользоваться Загрузкой курсов валют. 

Автоматическая загрузка курсов валют

При нажатии на кнопку «Загрузка курсов валют» откроется обработка обновления курсов валют.

Дальше с помощью реквизитов булево необходимо выбрать валюты, указать период и нажать кнопку Загрузить.

Ручной ввод курсов валют

Если курсы валют предпочитается указывать вручную, необходимо двойным щелчком мыши открыть требуемую валюту и перейти на вкладку Курсы валют.

После открытия окна с курсами валют, необходимо нажать кнопку Создать и указать курс валюты. Кратность служит для того чтобы можно было установить курс,например, за 10 или 100 рублей.

После указания курса, нажимаем кнопку Записать и закрыть.

Зависимость курса валюты от курса другой валюты

Эта возможность может применяться, например, на предприятии для расчета внутреннего курса какой-либо валюты. Для проведения расчета необходимо отключить флажок Загружается из интернета. Включите флажок Курс валюты зависит от другой валюты. Выберите из списка  или введите Основную валюту, на основании курса которой рассчитывается курс текущей валюты. Укажите Наценку, % -коэффициент, который применяется к курсу основной валюты для вычисления курса текущей валюты.

Сохраните изменения по кнопке Записать и закрыть.

Как видно с рисунка, внутренний курс белорусского рубля пересчитался по коэффициенту, который указан в настройке. В этом случае он увеличился на 5%.

Заявки на расходование денежных средств

Заявки на расходование денежных средств

Флаг включает возможности конфигурации по ведению платежного календаря. При установке данного флага все расходы денежных средств могут оформляться по предварительно оформленной и утвержденной заявке на расходование денежных средств.

Использование необходимости оформления заявки при расходе денежных средств может быть уточнено для каждой кассы или банковского счета. При отключенных заявках становится доступным включение Журнала платежей, который позволяет объединить списки различных видов платежей в один общий журнал. В случае использования механизмов ограничений по расходу ДС, необходимо активировать необходимые настройки после активации заявок на расходование ДС.

Договоры кредитов и депозитов

Флаг устанавливается, если на предприятии оформляются договора кредитов, депозитов и займов. Программа позволяет отслеживать процесс начисления и оплаты как самих сумм кредитов, депозитов и займов, так и начисленных процентов.

Ввод лимитов расхода денежных средств

Документ устанавливает ограничения или отсутствие ограничений на расход ДС по Статьям движения денежных средств. Превышение лимитов контролируется при утверждении / согласовании Заявок на расход денежных средств.

Установка лимитов расхода в разрезе структурных подразделений и организаций определяется значением функциональных опций Лимиты расхода по подразделениям и Лимиты расхода по организациям в разделе Администрирование – Организации и денежные средства. Данный документ находится в разделе Финансы – Лимиты расхода ДС. Для создания документа нажимаем кнопку Создать (операция №3 на рисунке). После чего откроется форма документа, где необходимо заполнить такие реквизиты как Организация, Подразделение, а также табличную часть с указанием статьи ДС и лимитом. Если есть статьи денежных средств, которые не ограничиваются в своих расходах, то сумму ограничения вносить не надо.

Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх лимита, то в заявке устанавливается соответствующий флаг. Правом проводить документы с суммой сверх установленного лимита имеют те пользователи, для которых установлено право согласовывать и утверждать заявку. Для контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами используется отчет Использование лимитов расхода денежных средств. Документ может быть заполнен по данным бюджетирования с помощью команды Заполнить – По данным бюджетирования.

Заполнение лимитов по данным бюджетирования возможно, если в действующей Модели бюджетирования установлен флаг Лимиты расход ДС по данным бюджетирования и определен Сценарий и перечень Статей бюджетов для получения данных.

Оформление и согласование расхода ДС

Для регистрации намерений о расходованию ДС используется документ Заявка на расходование ДС: Финансы – Заявки на расходование денежных средств.

Создадим заявку – выдача денежных средств подотчетнику.

Указываем Подразделение, Дату платежа (планируемую), Подотчетное лицо, сумму платежа, Выдача наличными, безналичными, валюту. После чего заполняем табличную часть документа. Если знаем, то заполняем Статью ДДС. Заполняем другие необходимые реквизиты.

После чего нажимаем кнопку Провести.

Более подробно о документе Заявка на расходование ДС можно прочитать во встроенной справке в системе нажав клавишу «F1» на клавиатуре при открытом документе. Согласование определяется статусами заявки. Оплату можно провести только на основании заявки со статусом «К оплате». Ответственный за согласование заявок пользователь открывает список заявок к согласованию: Открывает заявку и ставит нужный статус. В случае одобрения – согласован, в случае отклонения – Отклонен. И снова проводит документ уже с новым статусом. В случае отклонения на основании данной заявки невозможно будет провести оплату.

В случае превышения лимита расходования необходимо проставить галку – «Сверх лимита».

Ввод ожидаемых поступлений ДС и распоряжений на перемещение

В программе можно планировать перемещения денежных средств между расчетными счетами и кассами предприятия. Использование планирования перемещения ДС определяется функциональной опцией Администрирование – Организации и денежные средства – Заявки на расходование денежных средств.

Потребность к перемещению оформляется документов Распоряжение на перемещение денежных средств. Каждое перемещение связано с предопределенной в программе операцией:

• поступление из банка;
• сдача в банк;
• перечисление в другой счет
• выдача в другую кассу.

Валюта перемещаемых ДС определяется валютой кассы или р/с.

Управление документом Распоряжение на перемещение денежных средств осуществляется при помощи статусов, аналогичных для документа Заявка на расходование денежных средств.

Создаем документ, заполняем выделенные в рамке поля, проводим документ.

Проводим согласование. Формирование платежных документов доступно на основании только Заявок на перемещение ДС со статусом «К оплате».

 

Поступления и расход безналичных ДС

Поступление безналичных денежных средств

Документ Поступление безналичных денежных средств предназначен для регистрации входящих платежных документов, по которым оформлены безналичные поступления на расчетный счет организации. Для открытия списка документов необходимо перейти в раздел Финансы – Поступления безналичных денежных средств.

Для создания документа необходимо возпользоваться кнопкой Создатьили перейти на вкладку Распоряжения на поступления и создать документ на основании утвержденных документов реализации, заказа клиента, или счета на оплату. В этом случае для создания документа достаточно выделить необходимый документ и нажать кнопку Принять оплату.

При создании документа через кнопку Создать будет предложено выбрать одно из действий:

• Поступление оплаты от клиента.
• Возврат денежных средств от поставщика.
• Возврат неперечисленной зарплаты.
• Возврат от подотчетника.
• Прочее поступление денежных средств.
• Прочие доходы.
• Поступление по кредитам.
• Поступление по депозитам.

Поступление по выданным займам.

Выбрав необходимую операцию, откроется форма документа «Поступление безналичных денежных средств».

Дальше необходимо заполнить шапку документа, указав Счет, входящий номер, дату, Плательщика, счет плательщика и сумму. Если в программе уже проведен документ, по которому происходит поступление денежных средств, то заполнить табличную часть можно с помощью кнопки «Подобрать по остаткам».

После нажатия кнопки «Подобрать по остаткам», открывается форма подбора документов, которые предлагается оплатить. Пометив необходимые реквизитом булево, необходимо нажать кнопку «Перенести в документ». После этого проводим документ. В случае поступления денежных средств в иностранной валюте общая схема работы с документом Поступления безналичных денежных средств не изменяется.

Рассмотрим ситуацию, когда поступление денежных средств создается на основании документа-основания. В нашем случае это документ Заказ клиента, в котором определено, что взаиморасчеты ведутся в иностранной валюте. Соответственно при принятии оплаты по заказу (операция 4 на рисунке), документ Поступление безналичных ДС будет создан на сумму и в валюте, которая определена в Заказе клиента.

Однако, если счет получателя в документе указать в отечественной валюте, то сумма документа пересчитается согласно текущего курса.

 

Списание безналичных денежных средств

Документ «Списание безналичных денежных средств» можно открыть в разделе Финансы – Списания безналичных ДС.

Создать документ можно с помощью кнопки Создать, а также с помощью кнопки оплатить на закладке «Распоряжения на оплату». При нажатии кнопки Создать будет предложено выбрать одну из перечисленных операций, далее необходимо выбрать интересующую.

Откроется форма документа, которую необходимо заполнить.

Если документ создается на основании Заявки на расходование ДС, то она отобразится в шапке документа, иначе убрать галочку с реквизита «Оплата по заявке». Дальше необходимо заполнить реквизиты шапки документа (Счет, получатель ДС, счет получателя, Подразделение). Шапка документа может содержать разные реквизиты, которые зависят от операции. Дальше с помощью кнопки Подобрать из заявок можно выбрать утвержденную заявку, по которой можно произвести оплату.

После нажатия кнопки Перенести в документ, табличная часть документа Списание безналичных ДС заполняется. При необходимости сумму оплаты можно отредактировать, при повторной оплате заявки будет отображаться остаток после всех оплат.Дополнитель можно указать Назначение платежа. После этого документ необходимо провести.

При оплате поставщикам в иностранной валюте общая схема работы с документом Списания безналичных денежных средств не меняется. Так как основанием на расход ДС есть документ Заявка на расходование денежных средств, то способ и тип оплаты определяется в нем с документа-основания (Заказ поставщику, Поступление товаров). Для того, чтоб оформить документ Заказ поставщику или Поступление товаров (которые есть основанием для создания Заявки на расходование ДС) в иностранной валюте, необходимо создать соглашение с поставщиком и указать соответствующую валюту расчетов.

На рисунке отображен документ Заявка на расходование ДС, где выделены те реквизиты, которые определяют тип и валюту оплаты. После проведения данного документа в статусе К оплате он станет доступным для оплаты в списке Распоряжений на оплату.

После нажатия кнопки Оплатить откроется форма документа Списания безналичных ДСс заполненными данными.

Данные реквизитов заполнились с документа-основания (в нашем случае – с Заявки на расходование ДС). В случае необходимости можно отредактировать документ и после провести.

Выписки по расчетным счетам

Документ Выписка по расчетному счету фиксирует фактическое поступление или списание денежных средств с расчетного счета. В документ Выписка по расчетному счету включаются все безналичные платежи, которые были оформлены в программе соответствующими документами Списание безналичных ДС и Поступление безналичных ДС.

Документ находится в разделе Финансы – Выписки по расчетным счетам. Откроется список ранее созданных документов. Для фильтрации документов можно использовать отбор по дате и расчетному счету (операция №3). Для создания документа необходимо нажать кнопку Создать. Откроется форма документа, в которой необходимо указать, какие платежи необходимо отразить в данной выписке. Для этого используется кнопка Подбор над каждой из табличных частей(операция 5 и 6). После данных операций документ проводится.

Формирование платежного календаря

Платежный календарь является инструментом для оперативного финансового планирования, с помощью которого казначей осуществляет управление ДС предприятия, формирует график платежей и контролирует его своевременное исполнение. Использование платежного календаря определяется функциональной опцией Администрирование – Организации и денежные средства – Заявки на расходование денежных средств.

При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – достаточность запасов ДС в местах их хранения. В случае диагностирования кассовых разрывов данные значения выделяются в отчете красным цветом. В таких случаях казначею рекомендуется, например, осуществить перепланирование части заявок.

Из формы платежного календаря имеется возможность формировать поступления и перемещения ДС (заявок).

Настройки отчета вызываются по кнопке «Настройки и другие отчеты»

Здесь можно указать период построения отчета, отфильтровать по организации, выбрать другие настройки или другой вариант отчета на вкладке «Другие отчеты»:

 

Обмен с клиентом-банком

Настройка обмена с банком

Настройки обмена с банк клиентом задаются в настройках банковского счета организаций:

1. Открываем нашу организацию. В Меню Нормативно-справочниная информация/Организации. 2 раза кликаем на нужной организации.

2. меню слева в разделе «Перейти» открываем «Банковские счета».

Переходим на вкладку «Настройка обмена с банком». Указываем «1С: Предприятие – Клиент банка». Выбираем из списка программу для обмена – при необходимости уточнить можно в технической службе банка, где открыт рассчетный счет.

Указываем кодировку (также уточнить необходимо в банке), чаще всего «Windows». Указываем файл выгрузки и загрузки. В файл выгрузки будет выгружаться информация о составленных платежках в «1С:ERP 2.0», а из файла загрузки будут загружаться данные, полученные из клиент-банка. По окончании настройки нажимаем «Записать и закрыть».

 

Рабочее место обмен с банком

Открываем обработку «Обмен с банком».

На рисунке изображено процесс открытия обработки обмена с банком и выгрузку документов с программы 1с в клиент-банк. При нажатии кнопки под номером 5 откроется список настроенных ранее счетов организации, которые имеют возможность обмениваться с банком. Выбрав необходимый, нужно настроить период выгрузки (операция 6) и документы на выгрузку (операция 7). После этого производится выгрузка документов (операция 8).

Процесс загрузки документов в 1с аналогичный выгрузке.

Выбрать счет (операция 3) и при нажатии кнопки Прочитать данные из файла (опрерация 4) табличная часть обработки заполнится (операция 5). Если производится загрузка данных по организациям, которые в программу не внесены, то необходимо предварительно внести эти данные в табличной части под номером 6. После этого можно произвести загрузку документов в 1с (операция 8). Созданные документы не проведены, поэтому чтобы они проводились, необходимо установить реквизиты булево Проводить при загрузке (операция 7).