Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
+7 (499) 755-54-96
info@itbconsult.ru
По будням с 9:00 до 20:00
  • svg
  • svg
  • svg
thumb

Наш офис в Москве

Москва, улица Краснобогатырская д.89, стр.1, офис 330

Обратная связь

Есть вопросы или нужна профессиональная консультация? Мы всегда на связи!

* Please Fill Required Fields *
img

Контактный телефон

+7-916-007-81-01

Working Hours

We are happy to meet you during our working hours. Please make an appointment.

  • svg
  • svg
  • svg
thumb

Наш офис в Москве

Москва, улица Краснобогатырская д.89, стр.1, офис 330

Обратная связь

Есть вопросы или нужна профессиональная консультация? Мы всегда на связи!

* Please Fill Required Fields *
img

Контактный телефон

+7-916-007-81-01

Working Hours

We are happy to meet you during our working hours. Please make an appointment.

Управление проектами в ИТБ Консалтинг с помощью Jira

Управление проектами – это большой и сложный труд, который требует досконального соблюдения всех граничных условий и абсолютного контроля над процессом.

Часто управлению проектом не уделяется должного внимания и это является причиной некачественной работы компании. Какие-то задачи забываются, что-то отодвигается на второй план. Важную роль играет человеческий фактор. Именно тут в дело включается умение правильно построить работу по планированию проекта. Но сделать одно такое планирование бывает не всегда достаточно.

Иногда требуется показать промежуточные результаты заказчику для того, чтобы он видел, что работа ведется регулярно, а не выполняется на коленке в последнюю ночь перед сдачей. Помимо этого, промежуточные этапы сложного проекта иногда, а лучше сказать – всегда, требуют своевременных консультаций заказчика и проведения промежуточного анализа. Так выявляются узкие места, исключаются возможные недоработки, появляется возможность оперативно реагировать на любые изменения рынка.

 

 

Чем выгодна и удобна Agile технология управления

Теперь вспомним, что существуют разные технологии управления проектами.

Есть классическая технология проектного внедрения, консультационное внедрение, сбалансированное внедрение и внедрение по современной Agile-технологии.

Подробно данные методики внедрения мы описывали на этой страничке.

Сейчас мы кратко вспомним, что же такое Agile? Это такая современная технология управления проектами, при которой проект разбивается на спринты (или этапы) и заказчик на каждой стадии выполнения проекта имеет возможность ознакомиться с промежуточными результатами этого выполнения или получить работающий результат, а исполнитель имеет гарантию своевременной оплаты выполненной работы. Часто случается, что в случае неисполнения заказчиком своих обязательств по оплате это выясняется уже после выполнения всего проекта. Такие ситуации способны погубить целую фирму. Заказчик тоже имеет гораздо больше преимуществ по сравнению с классическими вариантами. Не все фирмы-исполнители способны в полном объеме качественно реализовать проект. В данном случае это будет видно уже на первых этапах проекта в результатах первого спринта. Заказчик всегда имеет возможность гибко влиять на общий результат разработки, регулируя тем самым количество необходимых действий. В случае возникновения каких-то сложностей, у заказчика уже есть готовый результат промежуточного этапа и этот результат может быть использован в дальнейшем.

Таким образом, получается, что заказчик и исполнитель могут взаимодействовать гораздо эффективнее при использовании технологии управления Agile.

Автоматизация управления проектами и Jira

Очевидно, что построение удобного плана, по которому можно будет вести работу и строить контроль за выполнением этого плана – это задача для робота.

Компания ИТБ Консалтинг, как современная фирма, занимающаяся комплексной автоматизацией, не могла допустить, чтобы собственный учёт задач производился в таблицах эксель или другими устаревшими способами. Автоматизация тут крайне важна. Ведь отсутствие своевременных напоминалок или непонимание состояния проекта со стороны руководителя приводят к проблемам в реализации проекта и задержкам сроков сдачи. Нужно или нанимать специалиста, который будет заниматься только учетом и ничем другим, или продумывать внедрение автоматизации.  Конечно же, гораздо более правильным шагом будет внедрение современной системы автоматизации управления проектом.

Таких систем на рынке довольно много, но наша компания остановила свой выбор на системе Jira.

Jira – это коммерческая система, разработанная для организации взаимодействия с пользователями, однако весьма богатый набор инструментов позволяет прекрасно использовать её и для текущего управления проектами по технологии Agile.

Имеет разные версиидесктопную, мобильную и классический веб-интерфейс. Это значительно упрощает доступ к текущему плану работ и перечню задач, поскольку программное обеспечение доступно с любого устройства.

Использование Jira решает сразу две задачи:

  • Позволяет построить эффективное управление внутри компании
  • Позволяет демонстрировать результаты своей работы представителю заказчика.

Вмешательство заказчика поможет исключить промежуточные ошибки на стадии разработки, а кроме того, своевременно контролировать ход выполнения работы.

Интерфейс приложения довольно простой, однако широкая сеть настроек легко запутает неопытного пользователя. Специалисты ИТБ Консалтинг уже наработали необходимый опыт и могут легко настроить Jira даже для своего клиента. Новичку же потребуется разбираться в возможностях приличное время. Разветвленная сеть настроек и множество внутренних пересечений не позволяют просто взять и начать пользоваться системой без выполнения сложной оптимизации под конкретную задачу. Однако, большое количество настроек обеспечивает высокую гибкость системе и более простые системы не смогут похвалиться таким огромным количеством возможностей.

На базе Jira можно реализовывать сложнейшие проекты и строить управление огромными организациями.

В Jira создается некоторая удобная база для построения площадки работы над проектом. По проекту возможно создавать пользователей и объединять этих пользователей в группы. Каждый пользователь имеет некоторые права доступа и права редактирования. У пользователей есть роли и статусы.

Администратор проекта создает проект и подключает к нему пользователей. Каждый пользователь или исполнитель видит только ту часть информации, которая необходима ему для работы. Это же касается и редактирования. Проект создается с использованием спринтов или без таковых.

Можно создать рабочее поле типа Scrum и стену канбан. Специалисты ИТБ Консалтинг преимущественно используют канбан. В рамках одного проекта можно создавать доски как одного, так и другого типа.

Доски типа Scrum позволяют выстраивать задачи в определенную последовательность. Эта последовательность ограничена временными рамками и последовательностью исполнения. Каждый Scrum должен иметь результат выполнения. Именно на базе этого функционала легко организуется управление проектом по принципу Agile.

В каждом спринте создается перечень задач. Пространство настраивается под конкретные цели и может управляться в широких масштабах. Для каждого проекта возможно создание своих статусов задач и внутренних этапов их разработки. Пользователь, в зависимости от статуса, видит или только перечень своих задач, или перечень задач группы, или весь проект. Сторонний наблюдатель, который чаще всего, является представителем заказчика, способен видеть весь жизненный цикл проекта.

Следующий спринт невозможно запустить без завершения работ по предыдущему спринту.

Задачи по спринту можно удобно учитывать в соответствующем разделе.

Доска типа канбан имеет более простую структуру и она может быть включена в состав проекта. Создается канбан аналогичным образом. На панели представлены все задачи, которые нужно сделать в рамках проекта и их исполнители.

Каждый работник видит канбан, внутри которого также идёт учет его задач по статусам, типам и периоду обработки. Задачи расписаны доскональным образом, есть возможность присоединять дополнительные файлы, комментарии и вести перечень срочности выполнения.

Руководитель проекта имеет доступ ко всем типам отчетов. Сложно представить себе такой отчёт, который невозможно было бы сформировать в Jira.

Все эти инструменты делают управление проекта эффективным и удобным. Каждый сотрудник имеет удобный рабочий план, каждый руководитель видит процесс выполнения проекта и заметки, а заказчик понимает, что работа над проектом идёт полным ходом.

Как в ИТБ Консалтинг используется jira

Компания ИТБ Консалтинг активно использует систему Jira как эффективный инструмент управления проектами и способ демонстрации промежуточных результатов работы заказчику.

Работа начинается с того, что администратор проекта создаёт новый проект в системе jira. Проект появляется в базе данных и нужно выполнить основные настройки.

Пользователи, подключенные к работе видят проект, к которому имеют доступ среди своих проектов.

Внутри проекта создается рабочее пространство. Любой проект включает два типа панелей – Scrum и Канбан. Оба этих типа имеют ряд особенностей.

Пользователь выбирает проект и попадает в удобное рабочее пространство. Это пространство включает в себя сформулированные статусы, задачи и вкладки. Оба этих элемента сортировки создаются произвольно администратором проекта и формулируются на основании требований по проекту.

В данном примере мы создали статусы Планирование задачи, К выполнению, В разработке, На тестировании, Задача закрыта. Все эти формулировки отражают в данном проекте жизненный цикл проекта наилучшим образом.

Помимо статусов, задачи фильтруются по группам или эпикам. Эпики позволяют разделить задачи по их существу.

Например, в данном случае при автоматизации мы создали следующие группы: Склад, Управленческий учёт, Перенос остатков, Доработки и т.д. Это позволило распределить все задачи по их логике выполнения и упростить процесс планирования.

Группировка задач совершенствует процесс их учёта и способ выполнения. Помимо организации работы с основными задачами, система имеет возможность работать и с подзадачами в рамках одной задачи. Это удобно тем, что часто одна задача предусматривает ряд различных подзадач, для которых нет смысла создавать целую задачу. Для удобства эксплуатации система сама сохраняет весь жизненный цикл задачи и историю его изменения.

Для контроля всех задач в рамках проекта реализован список текущих задач с возможностью применения ряда фильтров. Причем, фильтрация возможна по самым разным параметрам. Помимо фильтрации реализована возможность сортировки задач. Доступны не менее 15 стандартных фильтров сортировки, учитывающих такие параметры, как срок постановки, приоритет, автор и т.п.

Теперь более детально рассмотрим сами задачи и их рабочий интерфейс. Интерфейс состоит из таких стандартных параметров, как автор задачи, детали, приоритет, комментарии, подзадачи, срок исполнения, активность, приоритет и многое другое. Пользователь получает задачу от администратора или может создать её для себя самостоятельно. Задачу можно рассмотреть в канбане.

 

Процесс создания задачи довольно прост и не вызывает сложностей как у продвинутых пользователей, так и у простых исполнителей локальных задач. В процессе создания возможно управление постановкой задачи в широких пределах открыты все поля, о которых мы упоминали выше.

На доске Канбан можно проверить последние обновления и отсортировать задачи по последнему изменению. Кстати говоря, если вы не знаете, что такое канбан, то запомните – это доска с таблицей, в ячейках которой располагаются стикеры с задачками. Первоначально такая доска имела именно физическую форму, а потом была реализована на виртуальных площадках.

Рассказывая про структуру организации задач типа канбан, важно отметить, что столбы канбана не только имеют настраиваемые наименования, но и учитывают права доступа. Например, пользователь не может перенести задачу из одной категории в другую, если администратор установит такое условие. Можно настроить столбы канбана таким образом, чтобы пользователь, взявший задачу в работу не могу вернуть её обратно. Это нужно для того, чтобы построение планирования не сыпалось из-за постоянного перемешивания задач сотрудниками. Кроме того, можно ограничить количество задач в работе для одного сотрудника или установить прочие специальные условия в зависимости от прав доступа.

Задачи можно организовать не только в рамках одного канбана, но и расширить канбанами спринты. Эта возможность тоже очень удобна и позволяет организовать работу не только в рамках общей доски, но и для каждого участника на конкретном этапе.

Результаты внедрения Jira в ИТБ Консалтинг

Благодаря внедрению автоматизированного учета задач Jira, компания ИТБ Консалтинг смогла увеличить эффективность своей работы практически в два раза. Несмотря на некоторое увеличение трудоемкости по разворачиванию нового проекта, скорость обработки проектов увеличилась и качество работ вышло на принципиально новый уровень.

Система jira предоставила нам множество отчетов, благодаря которым мы постоянно видим эффективность выполняемых работ. Эта информация позволяет исключать собственные ошибки о контролировать взаимодействие с заказчиком. Заказчики также получили ряд бонусных возможностей, которые позволяют обратиться к нашим доскам в Jira в любую минуту и получить исчерпывающую информацию о задачах наших сотрудников и статусе выполнения этих задач.

Автоматизация учета задач упростила работу всех наших структурных подразделений и усовершенствовала их взаимодействие. В следствие этого, мы смогли брать большее количество проектов в работу и установить плотное взаимодействие как с нашими сотрудниками, так и с приглашенными внештатными специалистами.

Возможность гибкой настройки, которая не всегда характерна для подобных систем автоматизации, позволила нам адаптировать этот инструмент под специфику работы ИТБ Консалтинг. Соответственно, мы смогли разработать для каждого типа проекта свои варианты канбана и организовать взаимодействие между сотрудниками, расставив приоритеты в задачах и права доступа к этим задачам. В некоторых случаях требовалось сделать так, чтобы сотрудник не мог отказаться от задачи или не имел возможности взять в работу больше 5 задач одновременно. Иногда необходима было устанавливать взаимодействие между самим этими задачами.

Важным результатом было внедрение автоматизированной системы технической поддержки на базе Jira. Если раньше работа велась преимущественно посредством использования электронной почты или других средств связи, что мешало прозрачному ведению всей заявки, то сейчас все запросы аккумулируются в одном месте. Это значительно упрощает их обработку и ускоряет ответ клиенту. Соответственно, клиентам стало гораздо более удобно пользоваться услугами ИТБ Консалтинг. Теперь вопросы не теряются и клиент всегда получает ответ.

Процесс работы в ИТБ Консалтинг вышел на принципиально новый уровень благодаря использованию автоматизированной системы учёта задач. Этот, относительно простой, механизм, значительно упрощает всю работу (после изучения самой Jira) и гарантирует нашим клиентам высочайший уровень обслуживания, которым не всегда могут похвалиться даже крупные компании.