УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Использование коммуникаций в Системе управления проектами.

В работе над любым проектом важную нишу занимает коммуникация. Она занимает большую часть времени всей работы руководителя над проектом. Используя Систему управления проектами, очень важно не забывать о важности построения коммуникативной связи с руководством. В данной ситуации руководителем может быть как заказчик проекта, так и его исполнитель, поэтому очень важно наладить коммуникативную сторону рабочего взаимодействия. Самое главное, чтобы коммуникация была эффективной, помогала достичь определенных результатов.

Далеко не все топ-менеджеры являются сторонниками корпоративной системы управления проектами, некоторые все же против данной системы, либо придерживаются нейтральной позиции. И это неудивительно, ведь любые изменения в работе влекут за собой дополнительные временные затраты на их усвоение. Изменить отношение своих сотрудников к внедряемой системе может и должен только руководитель. Сложность задачи состоит еще и в ограниченных временных рамках, которые не позволяют сторонам полноценно рассмотреть проект и принять обдуманное решение по его использованию. К тому же не стоит забывать и о текущих вопросах, возникающих в процессе повседневной работы. Соответственно, принятие решения о внедрении КСУП может затянуться, и причем, надолго.

Но, такое решение просто необходимо, причем, сотрудники должны понимать, что данный проект действительно полезен в их работе, что он, наоборот, только поможет им в дальнейшем. Прежде всего, это дает возможность обсуждать с менеджером проблемы, возникшие при выполнении заказа, согласовывать корректировки и этапы выполнения, ну и конечно, регулировать моменты, связанные с оплатой заказа. Для того, чтобы облегчить внедрение Системы управления проектами, данный процесс нужно проводить совместно с топ-менеджерами. Таким образом, работа будет выстраиваться в соответствии с непосредственными потребностями реальных пользователей данной системы, что приведет к созданию реально работающего механизма. Соответственно, это позволит людям положительно оценить данную систему и поможет поскорее внедриться в нее и начать работать уже по-новому, а значит, проект наиболее быстро начнет приносить свою пользу компании. Немаловажным моментом во внедрении Системы управления проектами является использование уже разработанной методологии на основе доверительных отношений с Проектным центром.

В свою очередь, это говорит о реальной эффективности Системы управления проектами в работе над проектами, что дает участникам системы уверенность в ее использовании. Для реализации вышеперечисленных задач требует постоянное присутствие руководства и его поддержка здесь и сейчас.

Но, как же данная система предстает в глазах топ-менеджеров. Для них, прежде всего, это увеличение потока информации, возникновение новых срочных вопросов, участие в совещаниях и вебинарах, связанных с новой и не совсем знакомой системой. И все это на фоне прежней работы, которую тоже никто не отменял. Поэтому и неудивительно, что многие воспринимают данный проект отрицательно, ведь он в первое время существенно усложняет работу менеджера. На первых этапах топ-менеджеры могут и вовсе не заметить пользы от данного проекта.

Возникает вопрос, как же внедрить Систему управления проектами в работу топ-менеджеров, при этом не перегружая информацией последних?

Главная особенность первого этапа в реализации проекта – это минимальное количество новых совещаний. А лучше всего полное их отсутствие. Что же касается подачи новой информации по проекту, то ее можно включать в обычные совещания минимальными порциями. Например, на первом этапе в повестку дня могут входить обсуждения проектов и срочные вопросы Проектного комитета.

Проектный комитет решает несколько очень важных вопросов:
• Проблемы в реализации проекта
• Принятие согласованного решения по внесению изменений в проект
• Принятие решения о старте или закрытии проекта.

Данные вопросы в любом случае будут в повестке дня даже без применения Системы управления проектами. В результате топ-менеджерам все равно придется тратить свое время на обсуждение данных вопросов с руководством. Поэтому создание Проектного комитета значительно облегчит этот процесс, так как возьмет все перечисленные вопросы под свой контроль. Соответственно, и качество работы будет повышаться. Как показывает опыт уже работающих по данной системе организаций, подобные качественно организованные совещания существенно улучшают оценку работы компании со стороны руководства. Однако, что касается совещаний по статусу, то их польза в глазах руководства остается довольно туманной. Возникает следующий вопрос, как же создать эффективную коммуникацию без вреда для проекта?

Многие организации, использующие в своей работе Проектный комитет, используют короткие совещания, или планерки, на которых они кратко обсуждают текущее положение дел. По сути – это идеальный вариант в условиях внедрения Системы управления проектами, где можно обсудить статус проектов с участием членов Проектного комитета.

Существует ряд приемов для построения эффективной коммуникации на таких совещаниях:
1. Максимально сокращенный объем информации по проектам. Только самое важное и срочное, вот что должен озвучивать руководитель Проектного комитета. Бывали случаи, когда выступление такого руководителя по нескольким десяткам проектов занимало всего несколько минут. Естественно, что при такой каждодневной практике все участники планерки принимали решение в пользу Системы управления проектами. Что помогло добиться такого результата?
• Выделение ключевых проектов для топ-менеджмента, определение понятия проект с целью отсечения мелких проектов, перенесения их на более низкие уровни информирования.
• Обозначение в каждом проекте моментов, требующих непосредственного участия руководства. Например, соблюдение сроков, планирование бюджета.
• Внедрение системы индикации срочности вызовов руководства. Срочный вызов обозначался красным, желтый означал, что нужно уделить внимание, зеленый – все в рамках рабочего процесса.
• Обязательная фиксация срочных поручений для менеджеров и контроль их исполнения.
2. Обеспечение топ-менеджмента максимально качественной информацией со стороны Проектного комитета. Это крайне обязательное условие. Ведь если Проектный офис будет предоставлять неверные данные, на которые вышестоящее руководство попусту потратит свое драгоценное время, то будет утеряно доверие к Проектному офису, а, значит, и к самой Системе управления проектами. Естественно, о внедрении последнего можно сразу забыть в таком случае.
Чтобы такого не происходило, необходимо тщательно отбирать информацию для планерки, установить личную ответственность сотрудников Проектного комитета за соответствие предоставляемых данных о проекте. Следует добавить, что сотрудникам Проектного офиса следует лично решать с руководителем проекта вопросы о статусе срочных проектов и целесообразности их обсуждения. Такая тактика позволяет Руководителю проекта скорее наладить эффективную коммуникацию с руководством компании, а заодно оградить топ-менеджмент от неверной информации и сбоев в работе. Стоит отметить, что после внедрения Системы управления проектами данные можно было загрузить прямо перед началом совещания без длительных проверок с помощью программы Advanta. В отдельных случаях могли использоваться online-витрины.
3. Необходимо оживлять совещания приятными событиями и бонусами, так как одними докладами и графиками очень тяжело что-либо донести до коллектива. Необходимо формировать еще и позитивное отношение к своей деятельности, стремление к лучшему результату. А именно, на совещании следует отметить удачное завершение проектов, выделить и поздравить сотрудников, принявших участие в проекте. Причем, наиболее эффективным стимулом будет одобрение от первых лиц компании, ее руководства. Также следует чаще говорить о перспективных проектах, значимых для организации событиях, проводить собрания в дружелюбной и максимально позитивной обстановке.

Конечно, вопрос об эффективной коммуникации с руководством и внедрении в работу топ-менеджмента Системы управления проектами остается довольно сложным. Однако, более расширено этот вопрос стоит рассматривать после того, как будут выявлены первые успехи использования Системы управления проектами. В данной статье были озвучены только приемы для начального этапа внедрения системы, причем достаточно простые в использовании. Самое главное, что нужно вынести из этой статьи, это не сваливать на топ-менеджеров всю информацию разом, предоставьте им возможность самим оценить проект и почувствовать на своем опыте пользу от его использования. Только в таком случае можно получить их поддержку во внедрении Системы управления проектами.