Системный IT - интегратор
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
+7 (499) 755-54-96
info@itbconsult.ru
По будням с 9:00 до 20:00 (МСК)
ИТБ Консалтинг
+7 (499) 755-54-96

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
МЕНЮ

Автоматизация управления финансами

By admin Рубрика Блог, Интересное, Лайфхаки

08

Авг
2019

Прежде, чем начать работу, нужно четко понимать, что система должна строиться с реальной модели бизнеса. Без системы управления финансами автоматизировать будет нечего. Эта система разрабатывается предварительно и должна соответствовать как реальной модели предприятия, так и соответствовать его потребностям. 

В первую очередь, нужно заняться организацией финансовой структуры. Ведь без таковой организации систему управления не построить. Эта система должна учитывать все варианты взаимодействия между сотрудниками и иметь четко обозначенную диагональ управления. Именно поэтому в первую очередь важна методология.

Разработка методологии – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения.

Представим на минуту, что вся система и её структура разработаны. Есть зафиксированные документами положения и наброски. Есть согласование с руководителями компании. Нужно с чего-то начать.

Но одной только закрепленности в положениях мало. Нужно ещё и учитывать следующее:

  • Работа должна быть эффективной
  • Нужно снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета 
  • Повысить оперативность предоставления данных 
  • Обеспечить полноту и достоверность данных
  • Снизить расходы участников управления финансированием

Все перечисленные параметры волнуют весь руководящий состав, начиная от ведущих менеджеров и заканчивая финансовым директором. Для улучшения ситуации тут уместно применять автоматизацию

 

Строим автоматизацию финансов

Первым делом, нужно определиться с тем, какие цели мы преследуем. Нужно сформулировать конкретные требования к системе управления. 

Требования могут быть различными. Это определяется особенностью деятельности компании. Если выделить главное, среди большей части таких требований, то мы увидим главное — система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия.

то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

 

Выбор решения для автоматизации

Для того, чтобы выбрать решение для автоматизации, нужно определиться с вопросами и задачами, которые обычно встают перед руководящими кадрами. Дальше нужно проанализировать особенности самого решения. Предлагаем следующий список требований.

  1. Автоматизация всего цикла управления в одном контуре 
  2. Обеспечение реализации разработанной методологии 
  3. Гибкость решения
  4. Удобство решения для пользователя
  5. Интеграция решения с базами знаний и базами данных, в том числе имеющимися в компании
  6. Быстрое формирование отчетности в автоматическом режиме
  7. Планирование бюджета в автоматическом режиме
  8. Возможность работать с международными стандартами
  9. Легкая интеграция с другими системами
  10. Удаленный доступ к системе
  11. Варианты бюджетирования. варианты налогооблажения, варианты используемых валют

 

Проаналаизируем каждый пункт:

Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, а IT — сотрудники компании прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс — прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании.

 

postroenie_celej

 

 

Обеспечение реализации разработанной методологии

Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, а также соответствовать всем предварительно достигнутым соглашениям и документам.

 

Гибкость решения и оперативная регистрация изменений

Все составляющие модели бюджетирования и учета должны быть гибкими и обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы должны иметь возможность донастроить, изменить или скорректировать модель финансового управления. Это возможно только в том случае, если настройки создаются самим финансовым специалистом фирмы. 

modul

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно повысит рост эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коим в большинстве случаев является финансовый директор, получить все рычаги управления своей же системой.

 

Заключение

Для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать, что IT – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.