Прежде, чем начать работу, нужно четко понимать, что система должна строиться с реальной модели бизнеса. Без системы управления финансами автоматизировать будет нечего. Эта система разрабатывается предварительно и должна соответствовать как реальной модели предприятия, так и соответствовать его потребностям.
В первую очередь, нужно заняться организацией финансовой структуры. Ведь без таковой организации систему управления не построить. Эта система должна учитывать все варианты взаимодействия между сотрудниками и иметь четко обозначенную диагональ управления. Именно поэтому в первую очередь важна методология.
Разработка методологии – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения.
Представим на минуту, что вся система и её структура разработаны. Есть зафиксированные документами положения и наброски. Есть согласование с руководителями компании. Нужно с чего-то начать.
Но одной только закрепленности в положениях мало. Нужно ещё и учитывать следующее:
Работа должна быть эффективной
Нужно снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета
Повысить оперативность предоставления данных
Обеспечить полноту и достоверность данных
Снизить расходы участников управления финансированием
Все перечисленные параметры волнуют весь руководящий состав, начиная от ведущих менеджеров и заканчивая финансовым директором. Для улучшения ситуации тут уместно применять автоматизацию.
Строим автоматизацию финансов
Первым делом, нужно определиться с тем, какие цели мы преследуем. Нужно сформулировать конкретные требования к системе управления.
Требования могут быть различными. Это определяется особенностью деятельности компании. Если выделить главное, среди большей части таких требований, то мы увидим главное – система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия.
то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.
Выбор решения для автоматизации
Для того, чтобы выбрать решение для автоматизации, нужно определиться с вопросами и задачами, которые обычно встают перед руководящими кадрами. Дальше нужно проанализировать особенности самого решения. Предлагаем следующий список требований.
Автоматизация всего цикла управления в одном контуре
Обеспечение реализации разработанной методологии
Гибкость решения
Удобство решения для пользователя
Интеграция решения с базами знаний и базами данных, в том числе имеющимися в компании
Быстрое формирование отчетности в автоматическом режиме
Планирование бюджета в автоматическом режиме
Возможность работать с международными стандартами
Легкая интеграция с другими системами
Удаленный доступ к системе
Варианты бюджетирования. варианты налогооблажения, варианты используемых валют
Проаналаизируем каждый пункт:
Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, а IT – сотрудники компании прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс – прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании.
Обеспечение реализации разработанной методологии
Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, а также соответствовать всем предварительно достигнутым соглашениям и документам.
Гибкость решения и оперативная регистрация изменений
Все составляющие модели бюджетирования и учета должны быть гибкими и обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы должны иметь возможность донастроить, изменить или скорректировать модель финансового управления. Это возможно только в том случае, если настройки создаются самим финансовым специалистом фирмы.
Выполнение данных требований к программным продуктам значительно повысит рост эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коим в большинстве случаев является финансовый директор, получить все рычаги управления своей же системой.
Заключение
Для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать, что IT – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.
Вас также могут заинтересовать следующие материалы:
