В моей практике встречались ситуации, когда на 1С:ERP переводили именно бухгалтерию. Предполагалось, что данный отдел будет самым активным пользователем программы. До внедрения 1С:ERP они работали в 1С: Бухгалтерия 8 (2.0 или 3.0). С одной стороны может показаться, что задачи остаются неизменными, как и при внедрении системы на всем предприятии. Тем не менее, здесь имеется ряд своих особенностей, о которых мы и поговорим в данной статье. А именно, попробуем сравнить две конфигурации по их ключевым признакам.

Как только предприятия стали переходить на 1С:ERP, мы сразу же столкнулись с одной пользовательской проблемой.

При создании этой статьи я основываюсь на своем личном опыте, однако не берусь утверждать, что мои выводы равны во всех остальных ситуациях. В моем опыте будут только конкретные примеры, которые выпускать из внимания было бы не целесообразно.

Опыт внедрения 1С:ERP на предприятии показал, что в большей степени вводом основной массы документов оперативного учета занимается бухгалтерия. Такие выводы удалось сделать в процессе корпоративного обучения по теме регламентированного учета в 1С:ERP. Напомним, что до внедрения 1С:ERP они работали в 1С: Бухгалтерия 8 (2.0 или 3.0).

Я занимаюсь переводом бухгалтерии на новые конфигурации достаточно много лет. Сначала это была 1С: Бухгалтерия 7.7., затем 8я версия, а потом уже пошли редакции 2.0 и 3.0. Все это время я смотрела и анализировала, как к этому переходу относятся сами пользователи. Конечно, наиболее часто это происходило без затруднений и возмущений, так как общий концепт программы оставался неизменным. Возникала только небольшая путаница с новым интерфейсом, принципами работы некоторых документов, но к этим новшествам очень быстро привыкали.

Совсем другая ситуация, когда мы говорим о смене системы. То есть, раньше бухгалтерия работа в специализированной программе по ведению бухгалтерского учета, а теперь ей предстоит работать в другой системе со своими задачами и посылом. Это совершенно другое направление  и цели работы. И одно дело, когда переход на новую программу происходит в процессе всеобщего внедрения. Тогда именно бухгалтерия занимается настройкой справочников, введением первичных документов оперативного учета и все идет так, как и должно, собственно, идти.

Но мне пришлось сталкиваться и с ситуациями, когда бухгалтерию, которая играет роль функционального персонала, просто переводили на новую систему. Причин для смены конфигурации учета на предприятии на 1С:ERP может быть несколько и все они разные. Только результат такого решения, как правило, один. Причем далеко не положительный. Поэтому всю проблематику внедрения новой конфигурации в бухгалтерии приходится рассматривать обобщенно. Ведь, по сути, бухгалтерам приходится переходить от именно бухгалтерской программы к программе обобщенной, которая содержит в себе не только бухгалтерский учет, но и многое другое. Несмотря на то, что  1С:ERP является одной из самых мощных современных конфигураций, она носит не бухгалтерскую направленность, и это следует отметить.

К тому же следует отметить, что программа 1С:ERP создана не для бухгалтерии отдельно. Она преследует немного другие цели и задачи, которые в большей степени связаны с управлением предприятием, а не с бухгалтерией отдельно.

Просто для бухгалтерии выделили свою нишу в этой программе, которая включает в себя все прежние функции, но не занимает при этом лидирующей позиции. Отсюда и множество дополнительных деталей и элементов, которые вносят свои коррективы в работу бухгалтерского отдела. В новых отчетах, возможно, не будет некоторых опций, подробной детализации операций и привычных форм документов. Но, обо всем по прядку, а то мы как-то вперед уже забежали.

Конечно, вместить в  статью полный и подробный рассказ обо всех особенностях не получится. Поэтому пройдемся по основным моментам, которые имею важнейшее значение в работе бухгалтеров.

Итак, мы переводим бухгалтерию с 1С: Бухгалтерии (2.0 или 3.0) на  1С:ERP. Основным видом деятельности здесь уже будут услуги, и производство, если оно присутствует. Поэтому вся первичка (то есть документы оперативного контура), плюс то, что положено бухгалтерии вести в 1С:ERP – ОС, НМА и малоценку. Данные прежних периодов из 1С: Бухгалтерии будут загружено автоматически, однако некоторую их часть придется настраивать вручную. И данная функция ляжет на бухгалтерию, что очень важно.

С одной стороны ситуация достаточно абсурдная, это мы обоснуем на примере конкретных объектов. В нашей же статье мы рассматриваем типичные вопросы этих пользователей. Поскольку две изучаемые нами программы имеют местами различную терминологию и наименования объектов, то мы будем применять двойные наименования.

Какие основные различия увидят пользователи-бухгалтеры, привыкшие к 1С:Бухгалтерии в 1С:ERP?

1. Проводки регламентированного учета до регламента закрытия месяца (их актуальность)
2. План счетов и аналитика:

1. 1. Отличия в составе счетов учета капвложений, материалов в эксплуатации (инвентарь), основного производства, в счетах учета дополнительных расходов на приобретение
   2. Отличия в аналитических настройках счетов (учета затрат/расходов, финансового результата и др.)
   3. Отличия в аналитике взаиморасчетов

1.  

1. Отличия в справочниках затрат/расходов
2. Отличия в форме документов, их видах и назначениях

1. 1. Состав операций документов
   2. Документы поступления и реализации
   3. Авансовые отчеты

1. 3. Работа с НДС

1. 1. Раздельный учет НДС
2. Стандартные отчеты регламентированного учета

А теперь обо всем по порядку и кратко, так как подробные рассуждения попросту не вместятся в статью. Наша задача – выделить основные моменты для первичного освоения программы, более подробные описания – тема для вебинара или обучающего курса.

Проводки

Когда 1С:ERP только презентовалась,  то среди будущих пользователей проскочило сообщение о том, что все проводки регламентированного учета будут осуществляться только в конце месяца, а не в конце рабочего периода. Это вызвало массу недоумения со стороны пользователей.

Конечно, в настоящее время уже внесены поправки в систему, и теперь сформировать проводку можно сразу после проведения документа. Однако, часть проводок все равно остается в неизменном виде, как и при формировании документа и самой проводки. Изменения в них будут отображаться только после проведения завершающего регламента. Но это необходимость и к ней нужно привыкнуть. Допустим в программе 1С: Бухгалтерия оборотные документы по счету не были окончательными. При закрытии месяца можно было проводить корректировку стоимости ТМЦ, что очень активно использовалось бухгалтерией. Делались перемещения, дополнительные расходы, переоценки, уценки и т.д. Плюс еще корректировка списаний после формирования месячной отчетности.

А что касается 1С:ERP, то поскольку основная стоимостная «кухня» по ТМЦ происходит в оперативном учете, то в работе с такими активами придется смириться с тем фактом, что достоверные проводки по счетам бухучета получить ранее закрытия месяца не удастся.

Также при переходе с 1С:Бухгалтерии 8 на 1С:ERP, пользователи сталкиваются с тем, что часть информации из стандартных отчетов отображается теперь в отчетах оперативного контура. Это тоже доставляет бухгалтерам определенные неудобства поначалу.

План счетов.

Прежде всего, отличаются составы счетов. И первым пунктом здесь идет «Приобретение объектов основных средств». В отличие от 1С:Бухгалтерии, где этот счет не имеет субсчетов, в Плане счетов бухгалтерского учета 1С:ERP имеются два субсчета третьего уровня, причем, основной аналитический разрез в них отличается (потому их и два).  Для счета 08.04.1 «Компоненты основных средств» (который фактически и является аналогом счета 08.04 в 1С:Бухгалтерии 8) основная аналитика – «Номенклатура», а для счета 08.04.2 «Подготовка к вводу в эксплуатацию» – Основные средства. Анализируя структуру построения счетов учета можно заметить, что схема применения документов по учету объектов оборудования отличается.

Следующий момент, это счет 10.11. В 1С: Бухгалтерии он содержит в себе 2 субсчета, а в 1С:ERP к нему добавляется третий – Инвентарь. В бухгалтерской программе такого объекта нет, так как его использование предполагает полное преждевременное погашение стоимости при передаче в эксплуатацию.

Еще есть отличие в счете 20 «Основное производство». В 1С:ERP он не содержит субсчетов, как в бухгалтерской программе. Это обосновано иной схемой работы с производственным сырьем. Также в счетах 10 и 41 появляются субсчета с кодом третьего уровня «.ДР», и это довольно непривычное явление для бухгалтера. Эти субсчета выполняют функцию транзита сумм дополнительных расходов. В них также имеется дополнительная опция «Статьи затрат», для того чтобы отслеживать структуру затрат постатейно. При проводке документов регламентированного учета сумма дополнительных расходов находится в этом счете, а затем она распределяется на счета учетов материальных активов с нужной аналитикой.  При этом нужно вручную определить вариант распределения расходов.

Аналитические настройки счетов.

Во-первых, это касается Плана счетов бухгалтерского учета. С виду может показаться, что в обеих конфигурациях счет одинаковый. И действительно, в обоих случаях опции практически ничем не отличаются. Но, в 1С: Бухгалтерия 8 название опции соответствует названию соответствующего справочника в большинстве случаев. В 1С:ERP не всегда так, причем это касается важнейших для бухгалтерии областей.

Увидеть несоответствия можно с помощью списка «Все функции» – Планы видов характеристик – «Виды субконто хозрасчетные». Там наиболее очевидно, что за объекты метаданных содержится в привычных опциях.

Рассмотрим в примерах.

Счет 90 «Продажи» и его основная аналитика – Номенклатурные группы. В 1С:Бухгалтерии 8 это справочник Номенклатурные группы. В 1С:ERP – это справочник «Группы финансового учета номенклатуры» (причем при поиске в том же списке «Все функции» искать нужно «Группы настроек финансового учета номенклатуры»).

Счет 91 «Прочие доходы и расходы». Основное субконто этого счета в 1С:Бухгалтерии – одноименный справочник «Прочие доходы и расходы». А вот в 1С:ERP бухгалтерский учет может быть по выбору (по ситуации) либо справочник «Статьи доходов», либо справочник «Статьи расходов».

Хочу отдельно обсудить момент, который был упущен мной первоначально. 1С: Бухгалтерия 8 имела единый справочник субсчетов дополнительных доходов и расходов, благодаря которому, можно было сформировать итоговый отчет по отдельному объекту аналитики. 1С:ERP такой возможности не имеет из-за разных справочников на указанных субсчетах.

Также есть различия в счете 20, а именно в его аналитике:

• Отсутствует опция «Номенклатурные группы»
• На первое место выводятся «Типы затрат», в котором содержатся четыре элемента (Материальные затраты, Работы, Сдельная оплата труда, Прочее).
• Далее идут «Виды затрат», содержащие в себе три справочника: статьи расходов, позиция номенклатуры, виды работ сотрудников.
• На третьей позиции находятся «Группы (виды) продукции» из справочника «Группы аналитического учета номенклатуры». В некоторой степени это аналог субконто «Номенклатурные группы» в 1С: Бухгалтерия 8, но только в некоторой.

Подводя итоги по вышесказанному, следует отметить необходимость пересмотрения привычных способов анализа затрат с помощью стандартных отчетов.

Еще отметим счет учета ОС, содержащего опцию «Основные средства». В 1С: Бухгалтерии данная опция соответствует одноименному справочнику, однако, в 1С:ERP немножко другая ситуация. Здесь мы видим справочник «Объекты эксплуатации». Также есть множество отличий на участке работы с оборудованием и основными средствами.

Отличия в настройках  счетов учета взаиморасчетов.

Рассмотрим теперь аналитику счетов расчетов с контрагентами. Отличие  1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ERP заключается в том, что  на всех счетах и субсчетах взаиморасчетов с покупателями (клиентами) и поставщиками (60,62) в плане счетов в 1С:ERP отсутствует третье субконто «Документы расчетов с контрагентами». Детальное описание документа можно увидеть только в оперативном отчете, в регламентированный учет документ не проводится.

Еще один непривычный момент для бухгалтеров заключается в настройке варианта учета задолженности. Эту настройку можно увидеть в «Договоре», но присутствие в нем самого договора между клиентом и предприятием определяется с помощью соглашения. Это усложняет процесс построения системы взаиморасчетов с контрагентами, по сравнению с 1С: Бухгалтерией 8.

Отличия в справочниках затрат/расходов.

Это одна из ключевых, по моему мнению, тем в освещении проблематики перехода к 1С:ERP от 1С: Бухгалтерии 8. Даже если справочник Статьи расходов настраивали специалисты с учетом всех требований и пожеланий пользователей и передали его в эксплуатацию в готовом виде, то аналитическая работа с документами все рано требует адаптации.

Ситуация усложняется еще и тогда, когда перевод бухгалтерии на новую программу происходит без учета изменений бизнес-процессов, а если быть точнее, то учетных операций. В результате настройка справочника ложится на плечи бухгалтеров, что не совсем верно, по моему мнению.

Такое мнение обосновано тем, что «Статьи затрат» в 1С: Бухгалтерии 8 и «Статьи расходов» в 1С:ERP являются принципиально разными понятиями. «Статьи расходов» в 1С:ERP подвергаются куда большей нагрузке, чем их предшественник.

Полностью рассказать о формировании элементов данного справочника не получится, не позволяет формат статьи.  Тем не менее, должна отметить, что к формированию справочника следует подходить с большой долей ответственности и уделить этому процессу максимум внимания. Создание элементов по мере их необходимости ни к чему хорошему не приведет, это нужно делать сразу, комплексно. Иначе проблем при закрытии месяца не избежать.

Документы, их виды и назначения.

Состав операций документов.

Для пользователей 1С: Бухгалтерии 8 операции с документами привычны и понятны, также привычно и понятно их расположение в системе. Есть различия в том, какие изменения можно вносить в форме документа, а какие нет.  1С:ERP увеличивает количество операций в форме документа. Причем, далеко не все документы сохраняют привычный для бухгалтеров вид. К тому же часть прежде чисто бухгалтерских документов теперь перешли в оперативный контур. Данные изменения коснулись даже банковских и кассовых документов. За бухгалтерией остались только участки ОС и НМА, соответственно, и вся отчетность с ними связанная. Все остальные операции попадают под оперативный учет, соответственно, они перенесены в документы оперативного контура.

Что же касается самих документов оперативного контура, то теперь вся их форма устроена под оперативный учет. Теперь в документах появляются закладки, содержащие множество небухгалтерских полей, множество дополнительной информации. Это вместо привычных шапок, содержания и промежуточных таблиц, особенно в документах поступления и реализации. Также следует отметить и увеличение количества реквизитов. Сюда теперь добавляются управленческие, коммерческие и иные реквизиты, состав которых можно изменить через опционные установки при настройке программы. Для документов, имеющих операции, поле ввода операции теперь расположено в закладке «Дополнительно».

Как вы видите сами, нюансов очень и очень много, и все они имеют непосредственное отношение к бухгалтерской работе. Поэтому, поручая бухгалтерам настройку справочников, следует позаботиться об их обучении и адаптации в новой системе. Корпоративное обучение будущих пользователей позволит им быстро настроить работу в новой системе и избежать фатальных ошибок в будущем. Такая подстраховка положительно отразится и на внедрении всей системы на предприятии.

Еще один немаловажный момент касается документов поступления и реализации, но о них поговорим отдельно.

Документы поступления и реализации.

Здесь тоже стоит сказать несколько слов, так как речь идет о наиболее масштабных и часто используемых документах.  Это документы покупки и продажи, или поступления или реализации. Думаю, бухгалтера согласятся со мной в том, что это важнейшая часть их работы в программе.

Прежде всего, напомню что 1С:ERP настроена на работу с заказами, что является ее существенным отличием от 1С: Бухгалтерия 8. Конечно, многие интересуются, можно ли было обойтись без заказов, ведь в них много информации небухгалтерского направления. Но и эта информация крайне важна, поэтому заказы придется оставить. К тому же бухгалтерам все равно будет необходим доступ к этой информации.

Еще одно существенное отличие заключается в документообороте по закупкам, точнее в его схеме. В 1С:ERP это больше похоже на процедуру отражения дополнительных расходов на приобретение, причем одноименных документов в программе нет. Данные функции заключены в разделе «Поступление услуг и прочих активов». И здесь очень важно выбрать правильную статью расходов, за которые мы вели речь чуть раньше.

Это только самые основные отличия, которые могут кардинально изменить работу бухгалтеров в программе.

Далее поговорим об авансовых отчетах. Согласно моим наблюдениям при проведении корпоративного обучения работе в программе, глобальной проблемой для бухгалтеров является отсутствие документа «Авансовый Отчет». Хотя он там присутствует на самом деле, просто некоторые его функции ушли в операцию «Закупка через подотчетное лицо». В результате все необходимые проводки формируются легко и без затруднений. Но отличается единая печатная форма авансового отчета, в которой теперь можно увидеть только оплаченные расходы.

Работа с НДС.

Что касается учета НДС в 1С:ERP, то относительно всех прежних операций и процедур он не претерпел значительных изменений.  Все прежние операции, а это регистрация счета-фактуры поставщика, выписка счета-фактуры покупателю, формирование декларации и анализа состояний учета по НДС, остались в своем привычном русле. Но, здесь изменилось расположение некоторых их функциональных настроек.

Что же касается раздельного учета НДС в 1C ERP, то в общих чертах он такой же, как и в бухгалтерской программе. Отличия присутствуют лишь в некоторых деталях в связи с изменением учета затрат.

Вывод

Отдельно отмечу формы стандартных бухгалтерских отчетов. Сам по себе список этих форм остался неизменным. Но, анализируя все то, о чем было сказано выше, можно сделать краткий вывод о том, что изменились сами формы. В них не везде есть такая же детализаций операций, как в старой программе, значительная часть информации из этих форм ушла в вектор оперативного учета. Но, такие изменения естественны, так как и сама программа изначально иная. Она преследует немного другие цели и задачи, которые в большей степени связаны с управлением предприятием, а не с бухгалтерией отдельно.

Просто для бухгалтерии выделили свою нишу в этой программе, которая включает в себя все прежние функции, но не занимает при этом лидирующей позиции. Что же касается целесообразности задач, возложенных на бухгалтерию в рамках внедрения 1С:ERP, то это мы оценим по результатам ближайшего учета.