Управление современным предприятием невозможно без внедрения различных систем автоматизации. Технологии не просто повышают производительность, но ещё и практически полностью исключают ошибки. Остаются только ошибки технического плана, а их довольно легко сможет устранить квалифицированный специалист и быстро исправит ситуацию.

Если рассмотреть бухгалтерскую сферу, то автоматизация бухгалтерского учёта сегодня возможна практически полная. 

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

Цели автоматизации

Главная задача, которую преследуют при автоматизации – это исключение большого количества однотипной работы. Сформировав акты, отчеты, закрывающие документы автоматически, всегда можно быть уверенным в их актуальности и надлежащем качестве исполнения. Ведь часто программа сама не допустит выполнения ошибки, предупредив об этом пользователя. 

Этот комплекс мер позволяет значительно разгрузить сотрудников и исключить большое количество рутинной бумажной работы. 

Обычно преследуются следующие цели:

• подготовка первичной документации;
• настройка операций бухгалтерской и управленческой направленности;
• создание необходимого количества планов-счетов;
• ведение учета различных электронных форм;
• формирование необходимой отчетности.

Это далеко не полный перечень задач, которые можно решить, автоматизируя бухгалтерию.

Влияние автоматизации на деятельность предприятия

Использование программного обеспечения исключает так называемый «человеческий фактор», упорядочивая бухучет. Автоматизация бухгалтерского учета помогает исключить большое число ошибок, повысить оперативность и экономичность работы отдела бухгалтерии. Создание интегрированной АИС является важнейшим шагом для оперативного получения информации, так необходимой для эффективной работы всей организации.

Упорядочение и структурирование бухгалтерского учета

Компьютеризация бухгалтерской деятельности облегчает труд работников за счет того, что вся информация имеет определенный порядок и структурирована по разделам. Если раньше для поиска либо выемки нужных данных надо было затратить большое количество времени и человеческих ресурсов, то в автоматизированном режиме этот процесс занимает считанные секунды, причем получить информацию можно в любом разрезе, а затем распечатать, сохранить или же отправить ее по электронной почте.

Раскрытие аналитических данных для целей управленческого учета

Внедряя автоматизированный учет, все имеющиеся данные можно использовать в разных сферах деятельности предприятия, в том числе для аналитики с целью дальнейшей корректировки политики организации. Это непосредственно относится и к управленческому учету, поскольку своевременно принятые меры способствуют не только стабильному развитию предприятия, но и недопущению ошибок, приводящих к плачевным последствиям.

Оперативность ведения учета и доступность информации

Если бухгалтерия использует различные средства автоматизации, то оперативность учета значительно увеличивается. Это совершенно логично – ведь чем меньше рутинной работы, тем быстрее выполняется задача. Помимо этого к документации всегда есть оперативный доступ. Это сильно увеличивает удобство использования бухгалтерии. Руководитель может всегда получить доступ к нужным данным в режиме онлайн. Таким образом, оперативность учёта повышается.

Оптимизация расходов на бухгалтеров

Чем больше рутинной работы тем больше специалистов нужно нанять. Если бухгалтеру нужно руками собирать огромное количество отчётов, то он перестанет с этим справляться. Потребуется искать новых сотрудников. Каждый новый сотрудник – это отдельная заработная плата. Заработная плата – это расходы компании и набор некоторых дополнительных обязательств. 

Автоматизация позволит значительно сократить издержки на подобные задачи. Сокращение рабочих позволяет экономить весь бюджет без сокрашения эффективности работы.  

Системы автоматизации бухгалтерского учета 

Система автоматизации – это некоторая программа, которая позволяет вести бухгалтерский учет без участия реальных сотрудников. Такая система имеет ряд функций, которые позволяют практически полностью исключить работу человека и заменить реального сотрудника “роботом”. Не будем тут рассуждать о моральной части этого вопроса, оценим сами решения для автоматизации.

Решений на рынке не так много. Все они обладают своими достоинствами и недостатками и отличаются набором функций.

Часто набор функций дополняется не только типичными для бухгалтерии, но и расширенными – составление внешних отчетов, инструменты экспорта, общая аналитика, дополнительная информация по теме.

В зависимости от сложности ведения учета и его объемов системы автоматизации можно объединить:

• персональные – это всяческие домашние бухгалтерии
• для малых или средних предприятий (1С:Предприятие, БЭСТ, Парус, Microsoft Dynamics NAV) – решения для малых предприятий;
• для крупных предприятий (SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика») – решения для гигантов рынка;
• для банков либо кредитных организаций (Диасофт, ЮниСАБ, Инверсия, Новая Афина).

Автоматизация бухгалтерии на малых и средних предприятиях

Программные продукты, предназначенные для использования на предприятиях малого и среднего бизнеса, аккумулируют в себе функции, необходимые не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и использования в разных сферах деятельности предприятия. Они должны соответствовать ряду требований:

• подготовка отчетности для госорганов;
• регулярное обновление текущей версии и соответствие ее нормативным актам;
• возможность использования с нескольких АРМов;
• автоматизация расчетов по заработной плате, выплате налогов, учета материально-технических ценностей;
• наличие отдельных модулей для узкоспециализированной направленности (управление товарооборотом, закупки оборудования).

Комплексные интегрированные САБУ для крупных предприятий

На предприятиях-гигантах применяют EPR-системы, которые помогают автоматизировать не только бухучет, но и все производство (управление, планирование, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства). При внедрении систем для планирования ресурсов предприятия (так переводится аббревиатура) создается единая база данных, где аккумулируется данные, применимые для разных подразделений организации. Из отечественных систем можно выделить БОСС, МАГНАТ, Кх3, а среди популярных зарубежных аналогов – SAP R/3, MANMAN/X, TRITON.

Финансово-аналитические программы для управленческих целей

Бухгалтерская работа требует аналитической обработки полученной информации, что привело к появлению на рынке финансово-аналитических программ. При помощи математических методов происходит анализ финансового состояния субъекта хозяйствования и результатов его деятельности. Все программы можно разделить на два класса:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• системы для работы с инвестиционными проектами.

Критерии выбора программы автоматизации

Перед покупкой нужно обратить внимание на ряд особенностей, которые помогут использовать программу более эффективно:

• надежность и защищенность от вероятных сбоев
• простота и доступность в процессе эксплуатации
• многофункциональность и возможность настройки требуемых параметров
• наличие единой базы данных с логической увязкой параметров
• высокая пропускная способность

Приобретаемые системы должны способствовать качественному ведению бухгалтерского учета, быть удобными и надежными, без ошибок осуществлять расчеты, перенос данных из одной формы в другую, накопление итогов. Для того чтобы обеспечить эти параметры, система должна иметь единую базу данных текущих и архивных материалов или выдавать необходимые ведения по запросам пользователей. Фактическая себестоимость (без учета обслуживания) хорошего программного продукта немала, так как разработка модулей трудоемка и требует привлечения специалистов высокой квалификации.

Этапы автоматизации учёта

Автоматизация бухгалтерского учета занимает немало времени. С финансовой точки зрения это всегда сложный и затратный процесс. Сначала нужно создать внутренню модель, отработать её, продумать техническое задание. Затем, найти специалистов, закупить программное обеспечение, оплатить работу внутренних сотрудников.

Для упрощения восприятия процесса автоматизации мы решили разбить всю автоматизацию на этапы:

1. Подготовительный

На этом этапе нужно сделать следующие действия:

1. оптимизация имеющегося учета – все имеющиеся алгоритмы нужно выверить, сам процесс в компании предварительно организовать. Если порядка нет, то и организовать что-то будет очень сложно. А значит и автоматизировать будет нечего.
2. выбор масштабов автоматизации и очередность внедрения – нужно понять, в каком объеме нужно будет работать. Может быть мы работаем с одним отделом, а может быть с гигантской компанией.  Дальше нужно набросать план -график работы.
3. постановка задачи – тут всё довольно просто. Прежде, чем начать работу, нужно сформулировать задачу. Задача должна формулироваться, опираясь на два предварительных пункта.
4. приобретение программного обеспечения и необходимой техники. Только после прохождения всех вышеописанных шагов можно выбрать АИС для бухгалтерского учета, которая по всем параметрам будет подходить юридическому лицу и эффективно работать на протяжении долгого времени.

2. Внедрение системы автоматизированного учета

На этапе внедрения нужно всё очень тщательно продумать. Любая неверная задача, любая ошибка тут будут стоить очень дорого. Именно поэтому, нужно предварительно проработать пункт 1.

На этапе внедрения выполняется подготовка технических, программных, информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана счетов, ввод остатков, установка расчетного периода.

Процесс выглядит следующим образом:

1. ввод параметров
2. настройка для предприятия типовых проводок
3. ведение форм первичной документации
4. настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности

Особенности абонентского обслуживания

На первых порах могут случаться сбои в работе программного обеспечения ввиду особенностей как самого процесса ведения бухгалтерского учета в организации, так и самого ПО. При покупке продукта предприятию целесообразно заключать договоры абонентского сопровождения. В таком случае специалисты своевременно будут реагировать на проблемы, возникшие при использовании базы, оперативно устраняя их. Иногда вопросы, связанные с автоматизацией, можно решать и собственными силами, если в штате есть специально обученные люди и получено одобрение компании-разработчика.