Системный IT - интегратор
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
+7 (499) 755-54-96
info@itbconsult.ru
По будням с 9:00 до 20:00 (МСК)
ИТБ Консалтинг
+7 (499) 755-54-96

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
МЕНЮ

Внедрение 1С:ERP. Нужно ли ставить Бухгалтерию отдельной базой?

By amachinskiy Рубрика Блог

20

Окт
2021

Одним из частых вопросов по архитектуре информационных систем является вопрос «Стоит ли выделять отдельную базу 1С:Бухгалтерия и делать обмен ERP-Бухгалтерия, или пользоваться для целей регламентированного учета Бухгалтерией, встроенной в 1С:ERP?»

Этот вопрос задают так часто (почти в каждом проекте), что мы решили еще раз поднять тему (см. статью “Если на 1С:ERP переводят бухгалтерию“) и  выписать все плюсы и минусы обоих вариантов. Давайте посмотрим на вопрос с разных сторон.

Для краткости будем в табличке называть 1С:Управление предприятием ERP 2 – просто ERP, а 1С:Бухгалтерия предприятия – просто БП.

Раздел

ERP включает БП

БП отдельно, обмен

Наличие обменов

Наличие обменов между базами часто пугает наших клиентов. Особенно тех, у кого была практика поддержания большого количества нетиповых обменов между различными 1С и не-1С системами. 

Обмены не нужны, каждый документ является документом оперативного и бухгалтерского учета.

Нужен обмен между базами ERP и БП. Обмен типовой, от вендора 1С, отлично работает.

Особенности ведения управленческого учета

Иногда в оперативной базе есть информация, которую не хотелось бы предоставлять проверяющим.

Дело не только в нефискальных операциях – в базе упручета может быть бюджетирование, детальная аналитика по статьям, механизмы расчета премий, и тому подобное. 

Если базу бухучета затребуют, придется отдавать единую базу с УУ, бюджетированием, аналитиками, всеми алгоритмами и данными.

Можно отдать базу 1С:Бухгалтерии по требованию органов. В ней только регламентированный учет..

Удобство обновления и администрирования системы

Администрирование комплекса систем важный параметр в принятии решения «одна база или несколько».

Внедрение закончится, а дальнейшая поддержка будет идти годами. Плюсы и минусы есть в обоих вариантах. 

Обновлять нужно всю систему (иногда нужно выгнать сотрудников, придется накатывать все релизы быстро, а в ERP могут быть доработки, в том числе достаточно серьезные и требующие ресурсов программиста для обновления).

 

Зато обменов нет, следить за ними нет необходимости. Все документы по умолчанию есть и в управленческом и в бухгалтерском учете.

Можно обновлять БП каждым релизом автоматически.

А ERP базу – только критическими релизами и нерегулярно. Некоторые наши клиенты обновляют ERP раз в полгода-год. Конечно, бухгалтерия у них в отдельной базе.

За обменами надо следить – возможны варианты, когда обмен не прошел, потому что в БП период закрыт, а в ERP базе нет, документ выгрузился, но не загрузился. Кто-то должен проверять как работает обмен, следить за логом загрузки данных, принимать решения по спорным ситуациям.

Завершение периода: закрытие месяца и дата запрета редактирования

Обычная бухгалтерская работа – зарегистрировать все документы за период, провести закрытие месяца, сдать отчетность, установить дату запрета редактирования (чтобы пользователи нечаянно или по умыслу не правили документы задним числом).

С этим есть важные нюансы при работе в единой базе. 

Единое закрытие месяца. Если решили перезакрыться по упручету (например пересчитать упр.себестоимость или бонусы менеджеров), придется и регл.закрытие перепровести, так как это один и тот же документ.

Дата запрета в ERP устанавливается по разделам (продажи, закупки, и так далее).

Но внутри раздела она одна и для оперативного и для бухгалтерского учета. Если мы открыли период в «продажах» для менеджера, мы открыли его и по реглучету.

В каждой базе можно закрывать месяц отдельно и независимо.

Можно сделать разные даты запрета в разных базах.

В Бухгалтерской базе главный бухгалтер или другой ответственный сотрудник устанавливает дату запрета, когда месяц закрыт и/или отчетность сдана.

На эти данные не повлияет даже обмен с ERP.

Проведение документов

При том что сам бухгалтерский функционал идентичен в ERP и БП, механизм проведения работает по-разному. Эту разницу необходимо понимать и учитывать, делая выбор.

Проводки документа в некоторых случаях не очевидны, потому что механизм смотрит не только на регистры бухгалтерии.

Несколько регистров отвечает за то, какая проводка будет сделана. Причины ситуаций, например, «аванс не зачелся» обнаружить сложнее.

Нет проводок сразу. Они делаются трансляцией – это отдельный механизм, который запускается вручную или по расписанию.

В БП переносятся первичные документы из ERP обменом.

Затем документы проводятся в БП по правилам БП, и делают проводки согласно настойкам в бухгалтерии. Поведение системы прозрачно.

Провели документ – посмотрели проводки. Поменяли документ, перепровели, посмотрели проводки. 

Аналитики

Большая разница между базами управленческого и бухгалтерского учета часто в количестве и составе аналитических разрезов.

Для управления бизнесом менеджменту требуется гораздо больше аналитик, чем бухгалтеру для корректного учета и отчетности.

Если управленцам нужен учет по заказам, по валютам, у бухгалтера тоже появляются все эти аналитики, нужны они ему или нет.

Если в упр.учете нужен партионный учет, а он бывает нужен часто, он появится и в бухучете (на счетах 41, 10). Это не критично, но может мешать работать бухгалтеру.

В бухгалтерии можно сократить до минимума число аналитических разрезов. Некоторые наши клиенты ведут обобщенный учет товаров: десятки тысяч номенклатурных позиций из управленческой базы сворачиваются до групп товаров и ставок НДС.

Решение нестандартных бизнес-задач типовыми документами

Бывают ситуации, когда необычную задачу можно решить, используя нестандартным образом типовой документ.

На наш взгляд это всегда лучше, чем дорабатывать и делать свой документ. 

Если база единая, нужно проверить какие проводки он сделает при трансляции в бухучет, и скорее всего вырезать механизм проведения по БУ. 

Если базы отдельные – мы просто не включаем его в обмен.

Это гораздо проще чем «вырезать» проводки из проведения.

Привычка пользователей

Если бухгалтеры имеют опыт работы в 1С:Бухгалтерии, а они его почти всегда имеют, это упрощает внедрение комплекса 1С систем. Хотя бы бухгалтеров не нужно учить работе в 1С.

Документы выглядят по-другому – и формы, и печатные. Для привычного к БП бухгалтера, они выглядят странно и в начале это может раздражать.

1С:Бухгалтерия, она и есть бухгалтерия. Все знакомо, понятно, даже обучение не нужно. 

Если вы внимательно прочитали нашу таблицу, у вас могло сложиться впечатление что на чашу весов «отдельные базы БП и ERP с обменом» мы положили гораздо больше плюсов.

Это действительно так, нам ближе этот вариант. Тем не менее, в разных компаниях заказчиков есть различные вводные, меняющие вес критериев. Иногда единая база ERP, это отличный вариант.

Поэтому решение надо принимать, зная всю специфику конкретного бизнеса, его цели и задачи, ограничения, его ИТ-инфраструктуру. Если стоите перед выбором

  • ERP, БП и обмен
  • Или единая ERP включающая бухгалтерию

@corada

Мы с радостью готовы проконсультировать и предоставить Вам бесплатный демо-доступ:








Комментировать

десять + девятнадцать =