На сегодняшний день внедрение систем автоматизации бизнес-процессов – важное условие успешности деятельности компании (вне зависимости от отрасли и масштаба). Мы подготовили для вас несколько советов по выбору подрядчика на проект 1С (особенно данная статья важна для проектов ERP).

Правильный выбор партнера по автоматизации – уже половина успеха. Если Вы ошибетесь, вот что может случиться – нарушение сроков, несоответствие результата вашим ожиданиям, выход за рамки бюджета, снижение эффективности работы вашей компании в целом да и просто куча потраченного времени, денег и нервов впустую.

Автоматизация бизнес-процессов — это процесс частичного или полного перевода типовых повторяющихся бизнес-операций и задач под контроль управляемой информационной системы или программно-аппаратного комплекса.

Перед тем, как перейти к выбору подрядчика, рекомендуем вам провести небольшую подготовку.

1. Опишите хотя бы словами бизнес-процессов в компании. Избегайте излишней лирики, пишите четко, полно и по делу.
2. Определите цель и задачи автоматизации: какой / какие процессы необходимо автоматизировать или это будет комплексная автоматизация; каким должен быть результат. Если затрудняетесь, то можете обозначить то, что на данный момент вам не нравится в деятельности компании, и что бы вы хотели улучшить. Привлеките ответственных сотрудников, если вас, к примеру, не устраивает работа логистики – поговорите с руководителем данного отдела, попросите обозначить недочеты работы данного отдела, которые нужно улучшить. Сотрудники, связанные с автоматизируемым бизнес-процессом, должны разделять ваше желание и понимание необходимости автоматизации и иметь реальную возможность участвовать в этом процессе.
3. Учитывайте возможную необходимость материальных и временных затрат на обновление инфраструктуры и «железа» (компьютеры, серверы, каналы связи, интернет и так далее) под проект автоматизации. Это очень важно, т.к. напрямую влияет на сроки реализации проекта, и за этот пункт будете отвечать вы, а не подрядчик.

Теперь вы готовы переходить к выбору подрядчика. Начинаем!

1.Учитывайте размер компании и количество сотрудников компании-подрядчика.

Уточните, сколько компания работает на рынке, какой штат сотрудников она имеет. Да, на каждый проект формируется своя команда специалистов. Однако никто не отменял форс-мажорные ситуации: болезнь сотрудника, отпуск, увольнение. Большой штат позволит легко заменить выпавшее звено без отрыва от работы и нарушения сроков.

Маленьких компаний также не стоит опасаться, если они специализируются на решении задач, актуальных для вашей компании. Уточняйте: сколько проектов параллельно ведет подрядчик. Если ответ будет: берем всех и сразу, то можете смело прекращать переговоры. Скорее всего, вас ждут задержки по срокам исполнения, они могут не оказать вам должного внимания, не отреагировать оперативно на ваши обращения.

2.Возможность фиксации ключевых сотрудников в договоре.

Еще один важный момент: представьте себе ситуацию. Вы пригласили команду на встречу, и на нее пришли сильные специалисты и менеджеры. Они ответили на все вопросы и рассказали как будут проходить работы. Вы подписали договор, внесли аванс. Но выполнять работу приехали стажеры, для которых ваше предприятие первое в их карьере. Понятно, чем все закончится. Поэтому мало выбрать команду – ее еще нужно будет зафиксировать в договоре. Уточняйте возможность фиксации в договоре ключевых сотрудников, что именно они будут у вас работать. Советуем прописать руководителя от исполнителя, и 1-2 ведущих аналитиков, архитектора и ведущего программиста.

3.Количество сертификатов 1С у сотрудников компании-подрядчика.

Сертификат 1С является официальным подтверждением того, что его владелец обладает достаточными знаниями и умениями для решения соответствующих задач. Данный сертификат нельзя “купить”, сотрудник обязательно проходит обучение и сдает экзамен.

Хотим обратить ваше внимание на своеобразную градацию сертификатов 1С (список начинается с базового уровня по возрастающей):

• 1С: Профессионал;
• 1С: Специалист;
• 1С: Специалист-консультант;
• Эксперт по технологическим вопросам;
• Руководитель проекта.

4.Обратите внимание на опыт компании-подрядчика именно в вашей сфере деятельности, изучите отзывы от клиентов. 

Вы можете попросить потенциальных исполнителей предоставить список клиентов из вашей сферы деятельности (отрасли), которым они внедряли похожие продукты 1С с контактами представителя.

Можно назначить встречу (звонок, ВКС) с клиентом и уточнить: остался ли клиент доволен как процессом, так и результатом работы с данной компанией и готов ли он рекомендовать сотрудничество с ним. В идеале, у вас должен быть выбор, и вы сами решаете, с кем хотели бы пообщаться (а то вдруг у подрядчика только один успешный проект?))

5.Уточните, какую методологию управления проектами использует компания-подрядчик, и подходит ли она именно вам.

Методологией в управлении проектами называется стандартизация проведения проектов. Под стандартизацией здесь подразумевается описание шагов работы, чеклисты к проверке – некая основа, на которой строится проект, и он под присмотром менеджера приплывет к завершению и готовому продукту. Но каждый проект уникален, поэтому все должно рассматриваться индивидуально. 

Методологий управления проектами великое множество, самые популярные из них – Waterfall (“водопад”/“каскадная”) и Agile, такие как Kanbar, Scrum. Подробнее про саму передовую проектную методологию Scrum можете почитать нашем сайте: https://itbconsult.ru/blog/scrum/

6.Если подрядчик находится в другом городе, уточните, есть ли у него специалисты или представительства в вашем городе или в рядом находящихся городах.

Желательно сразу уточнить и четко понимать, как будет происходить взаимодействие между представителем и заказчиком, каковы гарантированные сроки обратной связи с заказчиком и стоимость сопровождения ПО после его внедрения.

7.Если представительства компании-подрядчика в вашем городе нет, уточните стоимость ставки часа работы специалиста в целом, а также при выезде в ваш город, возможность удаленной работы. Стоимость может отличаться, т.к. часто при выезде в ставку закладываются транспортные расходы.

Однако ставка часа не всегда является показателем очень дорогостоящего проекта в перспективе. Опытный профессионал с большей ставкой может выполнить конкретную задачу за гораздо меньший отрезок времени, чем начинающий специалист, берущийся за любую работу с меньшей ставкой. В итоге общая стоимость работы профессионала окажется ниже.

8.Попросите провести демонстрацию продукта, который планируется использовать для автоматизации задачи.

Во время презентации можно оценить саму программу и уровень подготовки специалистов компании. Также можно провести небольшой тест-драйв: поставьте небольшую задачку и посмотрите, как подрядчик ее будет решать (взаимодействие, сроки и т.д.)

9.При сравнении коммерческих предложений от разных компаний берите в расчет не только стоимость программного обеспечения, но и стоимость внедрения/владения, а также других услуг

Учитывайте значения “цена/срок”, но не поддавайтесь на “вкусное” предложение. Низкие цены и малые сроки могут быть связаны с отсутствием у поставщика опыта реализации подобных проектов и, как следствие, – недооценки объема, бюджета и продолжительности работ. Или, скажем, в основе “лучшего предложения” – тактика захода с минимальной ценой с намерениями последующего увеличения бюджета в процессе

10.Уточните, есть ли у компании-подрядчика линия консультации.

Платная она или бесплатная, время ее работы, а также есть ли лимиты по количеству звонков на линию и ограничения по продолжительности одного звонка.p

P.S. Если вам при обсуждении вышеуказанных тем сотрудник компании-подрядчика задавал кучу вопросов – это признак компетентного подрядчика! 

Мы обозначили 10 важных пунктов, на которые стоит обратить внимание при выборе подрядчика для внедрения 1С. Определите те критерии, которые будут важны именно вам, и отбросьте те, которые не имеют значения. 

Итак выбор сделан и пришло время работы над проектом. Чтобы проект прошел гладко рекомендуем прочитать (или посмотрите видео) нашу статью TOP 10 ошибок Заказчиков на проектах запуска ERP систем: https://itbconsult.ru/blog/top-10-oshibok-zakazchikov-na-proektax-zapuska-erp-sistem/

Надеемся, что эта статья поможет вам сделать правильный выбор!

Нужна консультация специалиста? Мы всегда поможем Вам. Индивидуальный подход как залог качества. Звоните!