Экономить всегда приятно. Ну а экономить на таком большом деле, как внедрение автоматизации бизнес-процессов, вдвойне полезно, поскольку стоимость готового проекта всегда очень большая.  Небольшая экономия при правильном подходе позволит сэкономить очень хорошую сумму на предприятии.

Есть несколько вариантов сберечь имеющийся бюджет:

• получить скидку от исполнителя во время различных акций и выгодных предложений или как повторный клиент
• проанализировать бизнес-процессы на предприятии
• проработать техническое задание и исключить все лишние действия или неоднозначные задачи

Как получить скидку

Часто хорошую скидку могут предложить, если вы уже использовали один программный продукт и хотите перейти на новый. Тут обычно бывают щедрые предложения, которые обидно не использовать. Ещё часто поощряются разрешения демонстрации готовой системы автоматизации потенциальным заказчикам и разрешить им этакие экскурсии на ваше предприятие. Правда подобные условия обычно предоставляются тем, кто не боится использовать “сырое” программное обеспечение.

Ещё можно попробовать поучаствовать в акции компании исполнителя или использовать сезонные скидки. Это не такая большая экономия, но скидку получить намного легче, да и условий с подводными камнями намного меньше.

Часто компании – производители программного обеспечения предлагают клиенту стать референсом или одним из его первых пользователей. Это означает, что в будущем такому клиенту могут поступать обращения за рекомендациями от потенциальных клиентов интегратора. В случае успешного внедрения это обеспечит рекламу новому продукту и авторитет среди аналогов. Такие компании готовы предоставить существенную скидку за готовность стать референсом. Если предполагаемое внедрение будет одним из первых в регионе и отрасли, поставщик может быть крайне заинтересован в открытии новых рыночных ниш, а следовательно, увеличить и выгодно определить скидку в процентах.

Экономим на самоподготовке

Когда начинается процесс автоматизации, первым делом происходит оптимизация внутренней структуры предприятия – наводится порядок, исключаются сложные узкие моменты.  Дальше составляются положения и инструкции. На каждой стадии возможны выявления некоторых сложностей. Где-то бизнес-процесс замыкается в кольцо, где-то он совершенно не оптимизирован, где-то нет конечного исполнителя или ответственного.

При этом отлично можно увидеть эффективность всей работы. Само собой, что выполнив все эти действия, можно предполагать высокую оптимизацию. Такая оптимизация позволяет не только потом успешно внедрить систему автоматизации, но и начать экономить благодаря  наведенному в производстве порядку.

Нужно оценить состояние существующих бизнес-процессов: определить функционал, подлежащий автоматизации, и проанализировать смежные процессы. При этом следует выяснить, какие из них оставить в текущем состоянии, а какие нужно перенастроить для новой информационной системы. Полученные данные лучше зафиксировать и строго придерживаться их на всем этапе внедрения – это позволит избежать дополнительных расходов и выполнить внедрение в срок; оценить необходимость автоматизации выбранных процессов, сопоставить приносимую ими прибыль или ценность с затратами на разработку программы; проанализировать полученный список процессов, убедиться в эффективности каждого отдельного функционала.

Экономим на составлении подробного технического задания

Мы уже рассказывали о том, насколько важно составлять подробное техническое задание. Часто случается, что заказчик не понимает сам, что именно, как и зачем он хочет автоматизировать. Но зато он хорошо знает волшебное слово “автоматизация”. Он обращается к исполнителю, говорит – хочу автоматизацию. В компании его спрашивают, что именно требуется. И тут заказчик уже не может связать и двух слов. Он просит автоматизацию, но в процессе беседы выясняется, что нет ни тех.задания, ни организации процессов, ни каких-либо других отправных точек.

Само собой, исполнитель начинает задавать вопросы и тратить рабочее время, что потом отразится на рабочих часах, выставленных в конце периода.

Решение тут одно – для экономии нервных клеток и времени нужно всегда четко и однозначно понимать, что именно следует сделать. 

От степени проработки деталей, полноты и непротиворечивости его условий зависит и стоимость проекта. Чтобы составить корректное техническое задание, рекомендуется: четко определить роли, полномочия и зоны ответственности проектной команды, разрабатывающей техническое задание. Нужно исключить пересекающиеся полномочия и противоречия ответственных лиц по новому функционалу. Как следствие, качество технического задания существенно возрастет, что позволит избежать лишних расходов на уточнения либо изменения на этапе внедрения; проанализировать схемы обмена информацией: какая информация куда передается и откуда поступает. Доскональное понимание и проработка точек интеграции позволят избежать проблем на этапе внедрения; задокументировать все предположения и требования к настройкам программы.